Ska du organisera en mottagning på bröllopet, årsdagen eller företagseventet? Då vill du naturligtvis att mottagningen ska bli lyckad. Detta kan uppnås genom god förberedelse. När du väl valt ett datum börjar det riktiga arbetet dra igång.
Budget och övergripande planering
Innan du börjar planera mottagningen är ett bra tips att bestämma budgeten. Genom att hålla din budget undviker du en ekonomisk besvikelse. Även med en mindre budget är det möjligt att organisera en elegant och framgångsrik mottagning. Under bröllopsplaneringen är en sak säker: det är mycket att tänka på! Det kan vara ganska utmanande att få rätt på allt inför ett bröllop, och det kan onekligen vara tufft.
Ni börjar med att göra en grovplanering. Här kan ni tillåta er att drömma, så detta är kanske den roligaste delen av planeringsfasen. Ha en brainstorming om vilken typ av bröllop ni önskar er. Kom överens om vilka delar som är viktigast för er. Är det att kunna bjuda så många gäster som möjligt? Maten? En specifik lokal? Eller något helt annat? Gör en grovskiss över gästlistan. Här kan det vara bra med en tredelad lista: självskrivna gäster, folk ni gärna vill ha där och folk ni vill bjuda om lokalen och budgeten tillåter.
Val av plats och logistik
Förutom att bestämma budgeten måste du hitta en lämplig plats. Platsen kommer ha stor inverkan på atmosfären under din mottagning. När du väljer en plats, ta hänsyn till detta: möjlighet till parkering (finns det parkeringsplatser till alla), platsens kapacitet (hur många får vistas i lokalen) samt tillgängligheten till platsen (hur lätt är det att ta sig dit). Det kan även vara bra att fundera över om det finns tillräckligt med toaletter samt om platsen har audiovisuellt stöd.
Läs även: bästa receptet på bröllopssandwichtårta
Vad är viktigast för just er när det gäller själva platsen för vigseln? Är en fantastisk skog den rätta vägen? Eller en vacker vingård eller en kritvit sandstrand? En vigsel inne i city? Öppna landskap? Ett mysigt gårdshotell? Ett intressant museum? Känn efter och lyssna på hjärtat. Många bröllopslokaler verkligen går all in när det gäller utomhusvigslar i eller utanför deras lokaler.
Utomhusvigsel - jobba med omgivningen
Om ni håller på att planera ert bröllop så har ni säkert slagits av tanken att gifta er utomhus. Finns det en vackrare canvas än naturen, havet och himlen? Vi älskar att se brudpar gifta sig utomhus - i skogen, på en äng eller bland bergen. Jobba med omgivningen, inte emot den. Många väljer sommarsäsongen för sitt utomhusbröllop, av två enkla skäl - varmare dagar och fler soltimmar.
Besök gärna platsen en vecka innan och dubbelkolla ljuset. Om ni bokat gården långt innan bröllopsdagen kanske ljuset kommer vara annorlunda när det är dags för er att säga “ja” till varandra. Om det inte finns en naturlig inramning av vigselplatsen, kan man istället markera med exempelvis en vigselbåge eller liknande.
Det är bra att ha en plan B ifall regnet öser ner. Enligt mig finns där praktiskt taget bara en enda nackdel med en utomhusvigsel - och det är vädret! Detta gäller oavsett om det är strålande sol eller ösregn. Båda väderlekar påverkar på olika sätt, detta är dock något som är helt omöjligt för er att veta när ni sätter ert bröllopsdatum - det enda ni kan göra är att finna bra lösningar.
Läs även: Boda Hotell restaurang meny
Praktiska råd för gäster vid utomhusbröllop
Se till att det framgår i er inbjudan att bröllopet sker utomhus. En ungefärlig beskrivning av platsen eller till och med en bild kommer att vara till hjälp när gästerna planerar vad de ska ha med sig och på sig. Höga, smala klackar är inte så bekvämt på gräs eller i skogen, och en tight klänning gör det svårt att sitta på en filt. Så gör era gäster en tjänst och “förvarna” om faktorer som kan påverka deras upplevelse av ert bröllop.
Se till att era gäster håller värmen under de kallare säsongerna, kanske kan en korg med filtar vara på sin plats? Under sommaren kan solens strålar bli påfrestande, parasoll ger välbehövlig skugga och en öppen vattenbar är en självklarhet i värmen. Myggmedel kan också vara en bra investering! Är det långt mellan vigsel och middag? Fyll på med plockmat eller fika så att ingen behöver gå hungrig.
Inredning, dekoration och atmosfär
Med rätt inredning ger du platsen en unik atmosfär som passar perfekt med din mottagning. Tänk noga på atmosfären du vill förmedla. Vill du skapa en romantisk atmosfär? Föredrar du en avslappnad atmosfär? Eller vill du dekorera platsen i ett visst tema, som 50-talstema, hippie-tema eller 90-talstema? Med hjälp av lämplig dekoration gör du din mottagning ännu mer minnesvärd.
Det spelar ingen roll vad du väljer; detaljerna gör skillnaden. Belysningen är också en del av dekorationen. Överraska dina gäster genom att hyra ett fotobås, något som gästerna kan roa sig själva med. Med hjälp av lämplig dekoration gör du din mottagning ännu mer minnesvärd. Dekorationen kan vara användbar för att visa dina gäster var de ska åka. Till exempel kan du hänga kransar eller placera dekorerade skyltar.
Miljö och hållbarhet
En viktig aspekt att ha i åtanke: ha en Leave No Trace-aspekt när det gäller dekorationer och annat, d v s låt dem ha så liten påverkan på miljön som möjligt. Lämna platsen som ni hittade den! Använd blomsterarrangemangen under middagen alternativt ge vidare samma dag - finns ingen anledning att slänga!
Läs även: Öppettider Idrottskliniken
Mottagningens innehåll: välkomst, mat och dryck
Ett bra evenemang börjar med en lyckad mottagning. Under detta tillfälle skapar gästerna en uppfattning om hur dagen och kvällen kommer se ut. Det är därför viktigt att dina gäster får ett varmt välkomnande vid dörren. Med en eller flera värdinnor vid entrén kommer dina gäster att bli väl mottagna. En vänlig värd ger dina gäster en god känsla inför evenemanget.
Dina gäster kommer förmodligen vilja ha något att äta och dricka under minglet. Hos Evenses kan du boka din catering till mottagningen. Eller, vad sägs om en glatt färgad cocktailbar eller en glassbar? Ta gärna kontakt med våra eventspecialister för att diskutera alternativen.
Jag har mottagning för ett större antal gäster efter vigseln, mottagningen sker i vår trädgård med champagne snittar kaffe o kakor. Mottagning i ca 1 1/2 timme. Därefter åker vi iväg till ett slott för en middag med den närmsta kretsen. Visst kan ni gå på restaurang i er bröllopsklädsel, man vill ju njuta av den hela dagen!
Matformat och budgettips
Under minglet kan ni servera champagne och snittar och sedan tårta och kaffe/mer champagne. Efter detta skulle man kunna äta lyxigt på restaurang med bara familjerna. Om ni inte har råd med trerättersmiddag för alla gäster kan ni kombinera en öppen mottagning för många med en exklusiv middag för närmaste kretsen.
Musik, underhållning och aktiviteter
Musik och underhållning spelar en viktig roll vid din mottagning. En fests framgång är väldigt beroende av underhållningen. Evenses arbetar med professionella band, DJs och sångare som alla kan erbjuda olika typer av föreställningar. Innan du väljer en artist eller ett band är det viktigt att fundera över vilken typ av musik du vill ha vid din mottagning. Föredrar du lugn bakgrundsmusik? Vill du ha festmusik? Eller vill du boka en musiker som tillhandahåller instrumental musik?
Om du vill skapa en ännu häftigare mottagning kan du hyra ett LED-upplyst dansgolv. Detta är det perfekta tillbehöret för att uppmuntra dina gäster att dansa. LED-upplyst dansgolv finns i olika modeller. Du kan till exempel välja mellan ett upplyst disco golv, ett upplyst dansgolv med mönster, ett upplyst dansgolv med pixlar och mycket mer.
Överraska dina gäster genom att hyra ett fotobås, något som gästerna kan roa sig själva med. Ett annat, mycket originellt alternativ är att hyra en fotograf. En gästbok är ett bra alternativ, men ännu trevligare är att hyra en videogästbok. Varje gäst får då möjligheten att göra en personlig, kort och rolig video för att skicka en hälsning.
Roller, värdar och tal
Det är alltid skönt att utse en värd eller “toastmaster”, som vi gärna säger idag. Ordet betyder rakt översatt egentligen “skålarnas mästare” och egentligen är det precis det han ska se till - att alla tillfällen till en skål blir presenterade, och det kan vara allt från telegram till anmälda talare. Den som vill hålla tal under middagen anmäler sig till toastmastern, som gör upp en lista över talarna och deras förhållande till brudparet.
Den som förväntas hålla tal är först brudens far. Han hälsar välkomna och utbringar en välkomstskål. Brudens far återkommer sedan för att hålla tal till brudparet och då talar han i först hand till dottern, men välkomnar också sin nyblivne svärson. Brudgummens far förväntas tala därnäst. Talordningen är sedan att familj och nära vänner går före mer avlägsna släktingar.
Klädsel och etikett
I den formella bröllopsinbjudan bör ni ha med information såsom tid, datum, plats, vad ni kommer att bjuda på, klädsel, sista svarsdatum, brudparets namn samt kontaktuppgifter till värdarna. Gästernas klädsel står angiven på inbjudningskortet. Om det inte står något alls är det att tyda som högtidsklädsel, alltså frack. Kavaj betyder egentligen kostym.
Brudparet kan ha frack och lång klänning, men för den skull behöver gästerna inte vara lika högtidligt klädda. Brudparets klädsel kan variera, allt från kort brudklänning eller kanske en dräkt för henne, och kostym eller jackett för brudgummen. För kvinnor gäller elegant och sober klädsel i form av dräkt eller cocktailklänning. Kvinnliga gäster klär sig av tradition inte i vitt på bröllop (för att inte konkurrera med bruden) och man klär sig inte heller i sorgens färg, svart.
Checklista och tidplan - vad göra när
Vi har tagit fram en tydlig och detaljerad checklista som du kan utgå ifrån och bocka av under resans gång. Följer ni denna bör dagen gå som smort. 2 till 1 år före bröllopet: ni börjar med att göra en grovplanering, undersök olika lokaler - och boka så fort ni hittar en ni gillar. 9-6 månader före bröllopet: datum för vigsel, var ni ska gifta er samt festlokal bör vara bokade. Välj tärnor, toastmaster och beställ inbjudningskort. 6-4 månader före bröllopet: bestäm trycksaker, boka blommor, boka transport och ansök om hindersprövning cirka fyra månader innan vigseln.
4-2 månader före bröllopet: träffa matleverantören eller hovmästaren och kom överens om menyn, bestäm dryck och om ni ska ha en öppen bar. 8-3 veckor före bröllopet: boka tid hos frisör och makeupartist, slutför bordsplaceringen, följ upp och bekräfta alla avtal med leverantörer. De sista 2 veckorna: bekräfta antalet gäster, packa inför bröllopsresan och alliera er med en handfull pålitliga gäster som kan fungera som toastmasterns högra hand.
| Tid | Huvuduppgifter |
|---|---|
| 2-1 år före | Grovplanering, budget, välja lokal |
| 9-6 månader före | Boka lokal, skicka inbjudningar, boka fotograf |
| 6-4 månader före | Beställa kläder, boka transport, ansöka om hindersprövning |
| 4-2 månader före | Menplanering, blomsterbeställning, städhjälp |
| 8-3 veckor före | Bekräfta leverantörer, bordsplacering, köra igenom körschema |
| 2 veckor - dagarna före | Packa, bekräfta gästantal, kopiera körschema till ansvariga |
Praktiska saker att inte glömma
Det är viktigt att ha en plan B ifall vädret sviker er. Se till att ert värdpar är välinformerade om alla potentiella scenarion och hur dessa bör lösas med filtar, paraplyer och övrigt. Värdparet hälsar gästerna välkomna, visar var de ska sitta och var toaletter, dricksvatten och övrigt finns.
Beställ bröllopstårta. Bestäm vem som hjälper till med städningen dagen efter i lokalen. Gör ett körschema för dagen. Generalrepetition med vigselförrättaren/prästen. När ni sedan kommer hem finns det mer på checklistan att göra. Ni ska skicka tackkort till alla era gäster och även gå igenom det praktiska med att skicka in vigselbeviset till Skattemyndigheten och dessutom skaffa nya körkort, pass och bankkort om ni har bytt efternamn.
Personliga val och variation - gör det till er dag
Något att ha med i åtanke när ni börjar planera bröllopet är att vad som passar för andra bröllopspar kanske inte känns rätt för er? Det är så lätt hänt i dagens samhälle med sociala medier och bröllopsbloggar att bli inspirerad av vad andra bröllopspar gör - vilket är en bra sak! Men alla slags bröllop passar inte för alla par och det här är ER dag. Låt magkänslan få vara en del i beslutet om vart ni skall vara och lyssna på er själva. Och på varandra!
En del brudpar går som sagt i den felaktiga tron att utomhusvigslar endast är till för borgerliga bröllop vilket de facto inte stämmer alls. Vill ni gifta er utomhus men fortfarande kunna ha en religiös ceremoni? Tala med er vigselförrättare om hen kan förrätta vigseln på annan plats än i kyrkan! Detta brukar inte vara några problem.
Det här inlägget är tänkt att ge er inspiration oavsett om ni valt att ha en borgerlig, en kyrklig, en humanistisk eller en vigsel utomhus där någon annan förrättar vigseln. Kom ihåg att det viktigaste under bröllopsdagen ofta är att kunna spendera denna viktiga dag tillsammans med sina nära och kära.
